Novas funções são adicionadas ao sistema à medida que as necessidades aparecem. Por exemplo, suponha que um banco de poupança agora passe a oferecer contas correntes. Como resultado, novos arquivos permanentesnsão criados com informações sobre todas as contas correntes mantidas no banco, e novas funções podem ser necessárias. Então, com certeza, mais arquivos e mais funções são acrescidos ao sistema.
O típico sistema de processamento de arquivo descrito anteriormente é suportado por um sistema operacional. Registros permanentes são guardados em diversos arquivos, e uma série de diferentes programas aplicativos são escritos para extrair e adicionar registros nos arquivos apropriados. Este esquema tem um grande número de desvantagens: